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訂單處理流程概述 ​

本文件說明 GoWarehouse 系統的訂單處理完整流程，從訂單建立到出貨完成的端對端作業。

流程概述 ​

訂單處理流程涵蓋 Admin 貨主後台和 Operator 倉庫作業兩個角色的協作，確保訂單從建立到出貨的順暢運作。

流程關鍵角色 ​

角色職責主要操作
Admin（貨主）訂單建立與管理建立訂單、追蹤訂單狀態、修改訂單資訊
Operator（倉庫倉庫人員）訂單執行與出貨接收訂單、揀貨、包裝、安排出貨

完整流程圖 ​

互動式圖表（OrderProcessFlow）

此圖表將以靜態圖檔重新提供，暫時請於系統內對應頁面查看。

訂單狀態機（互動式） ​

以下是訂單狀態機的互動式流程圖，點擊各個狀態可查看詳細的轉換規則：

互動式圖表（OrderStateMachine）

此圖表將以靜態圖檔重新提供，暫時請於系統內對應頁面查看。

💡 使用提示: 點擊圖中的狀態節點，可以查看該狀態的詳細說明和可執行的操作。

各階段詳細說明 ​

階段 1: 建立訂單（Admin） ​

操作角色: Admin（貨主）

操作路徑: Admin 後台 → 訂單管理 → 新增訂單

操作步驟:

  1. 點擊「新增訂單」按鈕
  2. 選擇或新增收件地址
  3. 添加訂單商品：
    • 選擇商品（支援條碼掃描）
    • 輸入數量
    • 確認商品資訊
  4. 設定出貨資訊：
    • 預計出貨日期
    • 備註說明
  5. 確認訂單內容並提交

關鍵欄位:

  • ✅ 收件地址（必填）
  • ✅ 訂單商品（至少一項）
  • ✅ 商品數量（必填）
  • ⭕ 預計出貨日期（選填）
  • ⭕ 訂單備註（選填）

訂單狀態變化:

  • 建立後狀態：待處理 (Pending)

階段 2: 接收訂單（Operator） ​

操作角色: Operator（倉庫倉庫人員）

操作路徑: Operator 後台 → 訂單管理 → 待處理訂單

操作步驟:

  1. 查看待處理訂單清單
  2. 點擊訂單查看詳細內容
  3. 確認訂單資訊：
    • 收件地址
    • 商品清單
    • 數量
    • 特殊需求
  4. 點擊「開始處理」按鈕

訂單狀態變化:

  • 待處理 (Pending) → 處理中 (Processing)

階段 3: 揀貨作業（Operator） ​

操作角色: Operator（倉庫倉庫人員）

操作路徑: Operator 後台 → 訂單管理 → 處理中訂單 → 揀貨

操作步驟:

  1. 進入訂單揀貨頁面
  2. 根據商品清單進行揀貨
  3. 掃描商品條碼確認：
    • 系統自動比對商品
    • 輸入揀貨數量
    • 確認庫存扣減
  4. 完成所有商品揀貨
  5. 點擊「揀貨完成」

注意事項:

  • ⚠️ 必須掃描條碼確認商品正確性
  • ⚠️ 揀貨數量不可超過訂單數量
  • ⚠️ 如庫存不足，需立即通知 Admin

階段 4: 包裝作業（Operator） ​

操作角色: Operator（倉庫倉庫人員）

操作路徑: Operator 後台 → 訂單管理 → 已揀貨訂單 → 包裝

操作步驟:

  1. 進入訂單包裝頁面
  2. 核對商品清單
  3. 進行商品包裝
  4. 列印出貨標籤
  5. 貼上標籤並拍照記錄
  6. 點擊「包裝完成」

訂單狀態變化:

  • 處理中 (Processing) → 已包裝 (Packed)

階段 5: 出貨作業（Operator） ​

操作角色: Operator（倉庫倉庫人員）

操作路徑: Operator 後台 → 訂單管理 → 已包裝訂單 → 出貨

操作步驟:

  1. 進入訂單出貨頁面
  2. 選擇物流公司
  3. 輸入託運單號
  4. 上傳出貨照片
  5. 設定實際出貨日期
  6. 點擊「確認出貨」

訂單狀態變化:

  • 已包裝 (Packed) → 已出貨 (Shipped)

系統自動動作:

  • ✅ 發送出貨通知給 Admin
  • ✅ 更新庫存數量
  • ✅ 記錄出貨時間

階段 6: 訂單追蹤（Admin） ​

操作角色: Admin（貨主）

操作路徑: Admin 後台 → 訂單管理 → 訂單列表

操作步驟:

  1. 查看訂單列表
  2. 點擊訂單查看詳情
  3. 檢視訂單狀態：
    • 目前狀態
    • 出貨資訊
    • 託運單號
    • 出貨照片
  4. 通知貨主出貨資訊

階段 7: 訂單完成 ​

觸發條件: 訂單已出貨，且貨主確認收貨

訂單狀態變化:

  • 已出貨 (Shipped) → 已完成 (Completed)

訂單狀態總覽 ​

狀態代碼中文名稱英文名稱說明負責角色
pending待處理Pending訂單已建立，等待倉庫處理Admin
processing處理中Processing訂單正在揀貨作業Operator
packed已包裝Packed商品已包裝完成，等待出貨Operator
shipped已出貨Shipped商品已出貨，等待貨主收貨Operator
completed已完成Completed訂單已完成Admin
canceled已取消canceled訂單已取消Admin / Operator

真實世界使用情境 ​

情境 1: 一般訂單處理 ​

問題: 貨主下了一筆包含 5 項商品的訂單，需要盡快出貨

解決方案:

  1. Admin 在後台建立訂單，選擇收件地址，添加 5 項商品
  2. 提交訂單後，系統自動通知 Operator
  3. Operator 接收訂單，開始揀貨作業
  4. 使用條碼掃描器確認每項商品，完成揀貨
  5. 包裝商品並貼上出貨標籤
  6. 安排物流出貨，輸入託運單號
  7. Admin 收到出貨通知，查看訂單狀態和物流資訊

好處:

  • ✅ 自動化流程，減少人工錯誤
  • ✅ 即時狀態更新，雙方隨時掌握進度
  • ✅ 條碼掃描確保商品正確性
  • ✅ 完整記錄，可追溯每個步驟

情境 2: 緊急訂單加急處理 ​

問題: 貨主有緊急訂單，需要當日出貨

解決方案:

  1. Admin 建立訂單，在備註欄標註「緊急訂單 - 當日出貨」
  2. 設定預計出貨日期為當日
  3. Operator 接收訂單，優先處理
  4. 快速完成揀貨、包裝、出貨流程
  5. 即時更新訂單狀態，讓 Admin 隨時掌握進度

好處:

  • ✅ 備註功能讓特殊需求清楚傳達
  • ✅ 優先順序標示幫助 Operator 識別緊急訂單
  • ✅ 即時狀態更新提供透明度

情境 3: 部分缺貨處理 ​

問題: 訂單中有一項商品庫存不足

解決方案:

  1. Operator 在揀貨時發現商品 A 庫存不足
  2. 立即通知 Admin（透過系統備註或即時通訊）
  3. Admin 決定處理方式：
    • 選項 1: 先出貨有庫存的商品，缺貨商品後補
    • 選項 2: 取消該商品，調整訂單
    • 選項 3: 等待補貨後一起出貨
  4. 根據決定執行相應流程

好處:

  • ✅ 即時溝通避免延誤
  • ✅ 靈活處理不同情況
  • ✅ 保持貨主滿意度

常見問題 (FAQ) ​

Q1: 訂單建立後可以修改嗎？

A: 可以，但有狀態限制：

  • ✅ 待處理 (Pending) 狀態：Admin 可以修改訂單內容（商品、數量、地址）
  • ⚠️ 處理中 (Processing) 狀態：需要聯繫 Operator，確認是否可以修改
  • ❌ 已包裝 (Packed) 以後：無法修改，若需變更需取消訂單重新建立

Q2: 如何取消訂單？

A: 取消流程根據訂單狀態而定：

  1. 待處理 (Pending): Admin 可以直接取消
  2. 處理中 (Processing): 需要聯繫 Operator 確認，若未揀貨可取消
  3. 已包裝 (Packed) 或以後：需要雙方協調，可能產生費用

範例:

Admin 後台 → 訂單詳情 → 點擊「取消訂單」按鈕 → 確認取消

Q3: 訂單狀態多久會更新？

A: 訂單狀態是即時更新的：

  • ✅ Operator 每完成一個階段，系統立即更新狀態
  • ✅ Admin 可以即時查看最新狀態
  • ✅ 關鍵狀態變化會發送通知（如：已出貨）

Q4: 如何查詢訂單的歷史記錄？

A: 在訂單詳情頁面可以查看完整的操作記錄：

  1. 進入訂單詳情頁
  2. 查看「操作記錄」或「歷程」區塊
  3. 記錄包含：操作時間、操作人員、狀態變化、備註

Q5: 揀貨時發現商品條碼無法掃描怎麼辦？

A: 處理步驟：

  1. 檢查條碼是否損壞或模糊
  2. 嘗試手動輸入條碼數字
  3. 若仍無法識別，使用商品 SKU 搜尋
  4. 通知 Admin 更新商品條碼資訊

Q6: 一個訂單可以分批出貨嗎？

A: 目前系統設計為整單出貨，但可以透過以下方式處理：

  1. 將原訂單拆分為多個子訂單
  2. 每個子訂單獨立處理和出貨
  3. 在備註中註明相關聯的訂單編號

Q7: 如何處理退貨訂單？

A: 退貨流程：

  1. Admin 在系統中建立退貨單（連結原訂單）
  2. 記錄退貨原因和數量
  3. Operator 接收退貨商品並驗收
  4. 更新庫存數量
  5. 系統記錄退貨資訊

Q8: 訂單的物流資訊如何查詢？

A: 在訂單詳情頁可以查看物流資訊：

  • 物流公司名稱
  • 託運單號（可複製）
  • 出貨日期
  • 出貨照片（如有）
  • 點擊託運單號可跳轉至物流公司官網查詢

Q9: 如何列印訂單揀貨清單？

A: Operator 後台提供列印功能：

  1. 進入訂單詳情或揀貨頁面
  2. 點擊「列印揀貨清單」按鈕
  3. 系統生成 PDF 格式清單
  4. 清單包含：商品名稱、SKU、數量、條碼、庫位

Q10: 訂單數量與實際庫存不符怎麼辦？

A: 處理步驟：

  1. 確認系統庫存數量
  2. 實地盤點實際庫存
  3. 若確實不符：
    • 更新系統庫存數量
    • 記錄差異原因
    • 通知 Admin 訂單可能需要調整
  4. 建立庫存調整單記錄

Q11: 如何設定訂單優先順序？

A: 可透過以下方式標示訂單優先順序：

  1. 使用訂單備註註明「緊急」、「優先處理」
  2. 設定預計出貨日期（越早表示越優先）
  3. Operator 可以在後台篩選器中篩選急件
  4. 系統會根據預計出貨日期排序

範例備註:

🔥 緊急訂單 - 當日出貨
⏰ 優先處理 - 貨主指定明日送達

Q12: 訂單商品可以進行置換嗎？

A: 在特定情況下可以置換：

  1. 彈性置換商品: 系統支援設定可替代商品
  2. 缺貨置換: 若原商品缺貨，Operator 可選擇替代商品
  3. 需要 Admin 同意: 置換前需通知 Admin 確認
  4. 記錄置換原因: 系統會記錄置換的商品和原因

最佳實踐: 建議在「彈性置換商品」功能中預先設定可替代的商品，加快處理速度。

注意事項 ​

⚠️ 重要提醒:

  1. 訂單資料準確性: 建立訂單前請仔細核對收件地址和商品資訊
  2. 即時溝通: 遇到問題時請立即通知對方角色，避免延誤
  3. 條碼掃描: Operator 揀貨時務必掃描條碼確認，避免出錯
  4. 庫存管理: 定期盤點庫存，確保系統與實際庫存一致
  5. 狀態更新: Operator 完成各階段作業後請及時更新訂單狀態
  6. 照片記錄: 包裝和出貨時建議拍照記錄，作為憑證

相關功能連結 ​

路徑資訊 ​

功能路徑 ​

  • Admin 訂單管理: /admin/orders
  • Operator 訂單處理: /operator/orders

文檔網頁路徑 ​

  • 中文文檔: http://localhost:3000/docs/processes/order-processing/overview
  • 英文文檔: http://localhost:3000/docs/processes/order-processing/overview (切換語言至 EN)

💡 提示：在流程說明選單中選擇「訂單處理流程」即可開啟本文檔。