新增採購單
目錄
一、功能介紹
替貨主建立一張採購單，記錄這次向供應商下的進貨：供應商、要進哪些商品、各多少數量與單價。送出後採購單會以「草稿」狀態建立，您可以繼續編輯，確認無誤再提交審核。一張採購單可包含多個品項，並可加上折扣或附加費等調整項。
1.1 選擇貨主
進入新增採購單時，會先請您選擇這張採購單屬於哪個貨主。一張採購單只能屬於一個貨主，選定後表單裡的供應商、商品都會限定在這個貨主底下。若您只負責單一貨主，系統會自動帶入、不需手動選。
1.2 基本資訊
標示 * 的欄位為必填項目
| 欄位名稱 | 如何填寫 | 注意事項 |
|---|---|---|
| *採購單號 | 輸入這張採購單的單號 | 同一貨主底下不可重複；可點「建議單號」讓系統自動產生一個不重複的單號 |
| *供應商 | 從清單選擇供應商 | 選定後會自動帶入該供應商的預設幣別與稅率；找不到供應商時，可從提示直接前往新增供應商 |
| 幣別 | 選擇採購幣別 | 預設帶入供應商的預設幣別，可手動更改 |
| 稅率 | 輸入稅率百分比（如 5 代表 5%） | 預設帶入供應商的預設稅率，影響稅額與總金額計算 |
| 含稅 | 勾選代表填寫的單價為「內含稅」 | 影響稅額計算方式，詳見金額摘要 |
| 預計交期 | 選擇與供應商約定的預計到貨日 | 選填；可點「今天」快速帶入今天 |
| 備註 | 填寫這張採購單的備註 | 選填 |
1.3 品項明細
在「品項明細」區塊加入要採購的商品，至少要有一項。每一項需填寫：
標示 * 的欄位為必填項目
| 欄位名稱 | 如何填寫 | 注意事項 |
|---|---|---|
| *商品 | 搜尋商品 SKU 或名稱後選擇 | 僅能選到目前貨主底下的商品 |
| *數量 | 輸入採購數量 | 必須大於 0 |
| *單價 | 輸入單價 | 不可為負數 |
| 小計 | 系統依「數量 × 單價」自動計算 | 唯讀，不需填寫 |
| 備註 | 填寫此品項的備註 | 選填 |
點「新增品項」可再加一列採購多個商品。
1.4 調整項目
「調整項目」用來記錄品項金額以外的加減項，例如運費、整單折扣。每一筆需填寫「說明」與「金額」，折扣填負數、附加費填正數。此區塊為選填，沒有調整項可留空。
1.5 金額摘要
填寫品項與調整項時，下方「金額摘要」會即時試算：
| 項目 | 說明 |
|---|---|
| 品項小計 | 各品項（數量 × 單價）的加總 |
| 調整合計 | 調整項加總（折扣為負、附加費為正） |
| 未稅小計 | 未稅小計 = 品項小計 + 調整合計 |
| 稅額 | 依含稅設定計算的稅額 |
| 總金額 | 採購總金額 |
稅額計算方式依「含稅」設定不同：
- 內含稅（已勾選）：稅額 = 小計 − 小計 ÷ (1 + 稅率)，總金額 = 小計
- 外加稅（未勾選）：稅額 = 小計 × 稅率，總金額 = 小計 + 稅額
1.6 送出
填完後可選擇兩種送出方式：
- 建立：建立採購單並進入該張的採購單明細。
- 儲存並新增下一筆：建立後清空表單，方便連續替同一貨主建立多張採購單。
送出後採購單以「草稿」狀態建立，尚未進入審核流程，您仍可繼續編輯或提交。
二、常見問題
2.1 FAQ
▪ 建立採購單後就會通知供應商或扣庫存嗎？
不會。建立採購單只是登記要向供應商進貨的內容，狀態為草稿，不會自動通知供應商，也不會影響庫存。庫存要等商品實際到貨、建立關聯入庫單收貨後才會增加。
▪ 為什麼一進來就要先選貨主？
一張採購單只能屬於一個貨主，且供應商與商品都是各貨主分開維護的。先選定貨主，表單才能正確帶出該貨主的供應商與商品清單。只負責單一貨主時系統會自動帶入。
▪ 下拉選不到供應商怎麼辦？
表示這個貨主底下還沒有建立任何供應商。供應商欄的提示會提供「前往新增供應商」連結，先建立供應商後再回來下單。
▪ 幣別和稅率為什麼會自動帶入？
選擇供應商後，系統會自動套用該供應商設定的預設幣別與預設稅率，省去每次手動輸入。兩者都可以針對這張採購單手動調整。
▪ 調整項目的金額要填正還是負？
折扣（讓總額變少）填負數，附加費／運費（讓總額變多）填正數。調整合計會併入未稅小計一起計算稅額與總金額。
▪ 「含稅」勾與不勾差在哪？
勾選表示您在品項填的單價已經含稅，系統會從含稅金額反推稅額（總金額 = 小計）；不勾表示單價未稅，系統會另外加上稅額（總金額 = 小計 + 稅額）。詳見金額摘要。
▪ 一定要填預計交期嗎？
不用，預計交期是選填。但建議填寫，方便日後在採購單列表用交期篩選、追蹤逾期未到貨的採購。
2.2 注意事項
⚠️ 重要提醒
- 採購單號同一貨主底下不可重複，重複會無法儲存
- 至少要有一個品項才能建立採購單
- 建立後仍為草稿、可再編輯；正式進入審核要在明細頁手動提交
💡 提示：要一次替同一貨主建立多張採購單時，用「儲存並新增下一筆」可在儲存後直接清空表單繼續建立，不必每次重新進入此頁。
三、相關功能
| 功能 | 說明 | 連結 |
|---|---|---|
| 採購單列表 | 查看與追蹤所有採購單 | 前往 |
| 採購單明細 | 提交、核准、建立入庫單與結案 | 前往 |
| 編輯採購單 | 修改尚在草稿狀態的採購單 | 前往 |