帳務管理
目錄
一、使用情境
情境 1：月初要向各貨主請款
狀況：月結日到了，財務要對每一個合作貨主開立發票。倉庫這個月替他們收了貨、出了貨、做了加工、用掉了紙箱，還一整個月佔著儲位——這些全都要換算成錢，而且金額必須拿得出依據，不能事後被推翻。
用這個功能：系統每晚會把當天發生的作業依各貨主的費率設定換算成費用，累積在該貨主當期的帳單裡。您在帳單列表依貨主與期間找到那張帳單，進帳單詳情逐筆核對，確認後金額即定案。
結果：您手上有一張金額確定、逐筆可追溯的帳單，財務可以直接據此開立發票；同一時間貨主也在自己的後台看到同一份內容，雙方對的是同一張帳。
情境 2：貨主打電話來問這個月怎麼變貴了
狀況：貨主收到帳單後反映：上個月倉租三萬、這個月卻跳到五萬，要您說明差在哪裡。您需要的不是「系統就是這樣算的」，而是指得出來的憑據。
用這個功能：帳單裡的每一筆費用都保留了當時的計算依據——倉租看得到當天每一項商品或儲位的計費數量，作業費看得到是哪一張單、收的是哪一項作業，還標示了那筆費用當天適用的費率卡版本。到帳單詳情展開該筆的計算明細即可比對兩期差異。
結果：您能明確回答是庫存積壓讓倉租上升、還是出貨量成長帶動作業費，而不是含糊帶過。爭議收在事實上，不會演變成信任問題。
情境 3：談好一筆合約外的服務要收錢
狀況：這個月臨時替某貨主處理了一批退貨重新包裝，雙方談好收一筆費用。這種一次性的工不在費率卡的計價項目裡，系統不會自動算進去。
用這個功能：趁帳單還沒確認之前，到帳單詳情手動補一筆調整項目，填日期、說明、數量與單價。談的是退費也用同一個入口——單價填負數即可。
結果：這筆錢併入該貨主當期總額，對帳與匯出時一起呈現，不必另外開一張帳或用信件補充。
二、功能介紹
帳務管理是您向各貨主收取倉儲與作業服務費的對帳中心。系統每晚依各貨主的費率設定，把當天發生的倉租、入庫、出庫、退貨、加值服務、加工、耗材與運費換算成金額，累積到該貨主當期的帳單裡。您在這裡依貨主與期間找到帳單、核對金額、補登合約外的臨時費用，確認後貨主才會在自己的後台看到它，並可匯出明細作為請款依據。
2.1 搜尋與篩選
- 搜尋：輸入貨主名稱關鍵字找出該貨主的帳單。也可以輸入年月（例如
2026-08），但比對的是帳期起始月份——若該貨主設了自訂結帳日、帳期跨月（例如 08/29～09/28），要搜2026-08才找得到，搜2026-09不會有結果。 - 貨主：可一次勾選多個貨主，適合把幾個要同時對帳的客戶並排比較。
- 狀態：可複選，用來把還沒處理完的帳單挑出來——例如只看待確認，就是今天該核對的工作清單。
列表預設依期間由新到舊排列，期間、總金額、建立時間與貨主都可以點欄位標題改變排序。
2.2 列表欄位
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 貨主 | 此帳單所屬的貨主。您的方案只服務單一貨主時，這一欄與上方的貨主篩選器都不會出現 |
| 期間 | 帳單的計費起訖日，同時也是這張帳單的識別；點它進入帳單詳情 |
| 狀態 | 決定這張帳單還能不能被異動、以及貨主看不看得到，詳見帳單狀態 |
| 項目數 | 這張帳單包含幾筆計費項目。同一天同一種類型的作業費會合併成一筆，因此這個數字接近「天數 × 費用類型數」，不是單據張數 |
其餘欄位依名稱即可理解。表格右上角可以自訂要顯示哪些欄位。
2.3 帳單狀態
| 狀態 | 代表意義 |
|---|---|
| 累計中 | 本期還沒結算，每晚的自動計費仍會往這張帳單裡加費用 |
| 待確認 | 本期已結算、金額不再自動增加，等您核對確認 |
| 已確認 | 您已確認金額無誤。貨主要到這一步才在自己的後台看得到這張帳單 |
帳期結束後，系統會在當地夜間跑完最後一天的計費時自動把帳單轉成待確認，您不需要手動結算。確認、復原與提早結單三個手動操作都在帳單詳情進行。
三、常見問題
3.1 FAQ
▪ 帳單是我自己建立的嗎？
不是。系統依各貨主的計費設定，按計費期間自動產生帳單並逐日累積費用，列表上沒有「新增帳單」的入口。您在這裡做的是核對、補登與確認。
▪ 同一個貨主同一個期間會出現兩張帳單嗎？
不會。同一貨主的同一個計費期間只會有一張帳單，系統不允許重複建立。
▪ 為什麼我看不到「貨主」欄位和篩選器？
當您的方案只服務單一貨主時，系統會自動隱藏這一欄與對應的篩選器，因為所有帳單都屬於同一個貨主。
▪ 選單裡找不到「帳務管理」？
帳務管理需要進階方案才會開放，同時也需要貨主管理權限。若選單中沒有這一項，請聯繫您的方案管理者確認方案內容與權限設定。
▪ 帳單裡的費用有哪些種類？
共九種，涵蓋倉租、入庫、出庫、退貨、加值服務費、加工費、耗材費、物流費用，以及您手動補登的調整。各類型收的是什麼、以哪一天為計費日，見帳單詳情的項目說明。
▪ 總金額會自己變動嗎？
累計中的帳單每晚都會因為新入帳的費用而增加。結算之後自動計費不再寫入，但您手動補登調整項目仍會讓總額重算。
▪ 貨主說他在後台看不到這個月的帳單？
貨主端只看得到已確認的帳單。若這張帳單還在累計中或待確認，或是曾經被復原，貨主那邊就是空的。
▪ 帳單的期間是誰決定的？
由該貨主的計費設定決定，系統依此自動切出不重疊的期間。同一貨主的兩張帳單期間不會互相重疊。
3.2 注意事項
⚠️ 重要提醒
- 確認之後貨主端才看得到這張帳單；復原會讓它從貨主端消失。貨主已經在對帳時反覆復原，對方會看到帳單忽有忽無。
- 「提早結單」會把本期的結束日收斂到昨天，這個期間邊界不可還原，復原只拿得掉確認狀態。
💡 提示：把狀態篩成待確認，就是當下該核對的帳單清單；核完一張確認一張，剩下的自然是還沒處理的。
四、相關功能
| 功能 | 說明 | 連結 |
|---|---|---|
| 帳單詳情 | 逐筆核對費用、補登調整項目、推進帳單狀態與匯出 | 前往 |
| 貨主管理 | 設定各貨主的計費方式、費率卡與帳期 | 前往 |
| 加值服務 | 設定可掛在入庫單或訂單上額外收費的服務項目 | 前往 |
| 運費價目表 | 設定向貨主收取的物流運費級距 | 前往 |